自動化を考えるときは、一日の仕事を丸ごと置き換えようとせず、繰り返している作業を一つ選びます。ここでは、作業を「入力・処理・確認」に分ける進め方を提案します。
入口と出口を決める
たとえば申請の整理なら、入口は申請内容、出口は確認済みの記録です。その間にある転記、通知、判断を分けます。手順が毎回違う場合は、どこで条件が分かれるかを先に書き出しておきましょう。
| 段階 | 決めること |
|---|---|
| 入力 | 必須項目、受け取る場所、欠けていた場合の扱い |
| 処理 | コピーや集計など、一定のルールで行える手順 |
| 確認 | 誰が何を見て、次へ進めるか |
人の確認を組み込む方法もある
Microsoftの公式資料では、Power Automateの承認アクションを使って承認を待ち、結果に応じて処理を分岐させる構成を紹介しています。自動化の途中に人の判断を置くこともできる、という具体例です。利用環境や必要な権限は、組織の設定と公式の前提条件を確認してください。
最初は実データを送らずに試す
本サイトの提案は、テスト用の少量のデータで「通常」「入力不足」「承認されない場合」を試すことです。意図した相手にだけ通知されるか、同じ入力が重複して処理されないか、止まったときに気づけるかを確認します。
時短は確認の時間も含めて測る
効果を見る際は、処理の速さだけでなく、結果を確認した時間と修正した時間も記録します。これらを含めて手間が減った作業から続けると、無理のない範囲で改善できます。この記事は構成の考え方を紹介するもので、特定環境での削減時間を測定した体験談ではありません。